ScanSnapとEvernoteのコンビで業務効率が飛躍的に上がる


業務効率化、ペーパーレス化にScanSnapが力を発揮してくれます。
Evernoteと組み合わせることでサイヤ人がスーパーサイヤ人になります(笑)

ScanSnap ix500を1年半使ってみて

ScanSnap ix500というスキャナーを使っています。
使い始めて1年半ほど。

いつもパソコンのすぐ横にいます。(愛着をこめて(笑))
使っていない時はこんな感じでちょこんとしています。

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使う時は大きく体を広げて「さあいらっしゃい」という感じで紙たちを受け入れてくれます(笑)

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実際使ってみて最高に気に入っています。
デザインも性能も抜群です。
読み込みのミスがほとんどありません。

何よりも高性能なスキャナーが常に手の届く場所にいることが一番嬉しいことです。

少し離れた場所にある複合機などとは使いやすさがまるで違います。

座ったままスキャン

パソコンで読み込みの確認・注釈入れ

そのまま保存、紙は廃棄用のダンボールへ

という流れで作業ができます。

その場で出来るのですぐにスキャンという行動に移れます。
これがほんの少しでも歩いていって少し起動待ちしてとなると面倒でやらなくなってしまいます。

共に私にとって無くてはならない相棒です。

Evernoteとの相性が抜群

ScanSnap ix500をEvernoteは最強のコンビです。
翼くんと岬くんくらい最強です(笑)

ScanSnapでスキャンしたデータの保存先を任意の場所に設定できます。
私は自動的にEvernoteに保存されるように設定しています。

紙の資料などをスキャン

自動的にEvernoteの特定の場所に保存される

タイトルや必要なメモ、注釈をつけて指定する場所に保存

という流れで作業ができます。
ほとんどの書類をEvernoteで管理しているので自動的にEvernoteに入るのは楽です。

スキャンデータの保存先は「INBOX」というノートに入るようにしています。
「INBOX」内は必ず空にするようにしているので、未処理のものがあればすぐにわかります。

この方法だと処理もれが無くなるので、とりあえずスキャンしておいて後でまとめて処理することも可能です。

申告書関係の書類など特別に重要性の高いと思われる書類は区分して別の場所に保存しています。

まとめ

ペーパーレス化を進めるためにはスキャナーは必須です。
ScanSnap ix500は常に身近にいてくれる心強い相棒になってくれます。

残すべきと思ったもの、残そうか迷ったものは迷わずスキャンします(笑)

とりあえずEvernoteに放り込んでおけば後から検索で探すことができます。


〜 なんてことのない日々 〜

今日は月初の営業日なのでMy月次を中心にやりました。
毎日経理をしているので時間は2時間ほど。

エクセルから弥生会計にデータを読み込んで細かいところをチェック。
今期の売上利益計画を調整して終りです。

2月はいよいよ確定申告がスタート。
しっかり時間を管理して早め早めに終わらせます。

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