普段の業務で気をつけていること、名前を間違えない


名前を正しく書く、呼ぶことは大切なことです。
当たり前のことですが、もし間違えてしまうと信用を失います。

名前のミスは信用を失う

年末から1月末にかけて源泉徴収票の作成などで名前を入力する機会が多くなります。
名前は以外と間違えやすいものです。
先入観を持って入力してしまうというのも原因なのかもしれません。

「祐」という字が「裕」になっていたりします。
読み方が特殊な漢字を出すために違う言葉で入力して読みがなを戻さなかったり。

名前を間違えて源泉徴収票を作成してお客様に渡してしまったこともあります。
それをお客様から指摘されたときは焦ります・・・。
謝って訂正するしかありません。

そういった失敗をしてしまうと信用を失います。

名前は入り口

以前、保険会社のメルマガが送られてきていたことがありました。
私の名前が「伸太郎」ではなく「晋太郎」になっていました(笑)

それだけでその保険会社と仕事をする気はなくなります。
その名前で登録されてしまっているので毎回毎回「晋太郎」で来ていました。
もちろん配信停止にしました(笑)

名前はコミュニケーションの入り口ですから大切なものです。

メールやチャットなど文章でやり取りする機会が増えているので、名前を打つ時は間違えないよう注意しています。

メールは送る前に再度名前をチェックするようにしています。

ミスを減らすためにはしっかり一気にチェック

申告書や源泉徴収票などの名前は当然間違えるわけにはいきません。
特に新規のお客様は新しい情報を入力していくので注意が必要です。

時間をかければ限りなくミスを少なくすることができますが、時間をかけすぎても非効率です。
臆病になりすぎては仕事が進みません。

あまり神経質になりすぎずに入力して、入力後にしっかりとチェックして間違えをなおせばいいと思います。

申告書などをチェックするときは最初から最後まで一気にした方が効率的です。
そしてチェックした後は自分を信じて振り返りません(笑)

中途半端にチェックして次の日に続きをやろうとすると、結局最初からやりなおすことになります。

まとめ

名前はコミュニケーションの入り口です。
信頼関係を築くためにも間違えるわけにはいきません。

名前でも書類でも間違えられないものはしっかりと一気にチェックすることでミスが減ります。

100%ミスが無くなることは難しいので、ミスしてしまった時はミスノート(Evernote)にメモして繰り返さないようにしています。


〜 なんてことのない日々 〜

実家の畑にはまだ雪が。
娘と姪っ子は素手で雪遊びをしていました(笑)
子供は風の子ですね〜(笑)

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息子ともう一人の姪っ子は暖かい部屋でゴロゴロ。

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賑やかで楽しかったです(笑)

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