請求書・領収書等の保存方法


税金の申告に関わる書類は原則として7年間は保存しなければなりません。
書類の保存方法をまとめます。

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支払い方法ごとにファイリング

書類整理のポイントは”探せること”です。
自分で気になって振り返ったり、取引先から確認の問い合わせがあったり、税務調査で指摘されたときなどに探すことができれば問題ありません。

会計に入力しているのはお金の流れです。
お金の流れに合わせて書類もファイリングしていくとわかりやすくなります。

現金で払っているもの、通帳から振り込み・引き落としで払っているもの、クレジットカードで払っているもの・・・などの区分ごとに書類を整理していきます。

それとは別に管理した方がわかりやすいものもあります。
例えば売上の請求書、毎月の水道光熱費、固定資産になるもの・・・
この辺りの分け方は好みによって変わってくると思います。

毎日入力してからファイリングの流れをつくる

ファイリングの区分の仕方は自分が管理しやすい方法で構いませんが、データの入力をしたものをファイリングしていく流れを作った方が良いと思います。
それを毎日の習慣にすることができれば面倒な経理という概念が変わってくるはずです。

データの入力は会計ソフトでもエクセルでも構いません。

私はエクセルを使い毎日入力からファイリングを実践しています。

今の事業年度が終われば紐でくくるだけでもOK

現在進行中の事業年度分については、紙のファイルなどを使ってすっきりとファイリングしておいた方が日々の処理が楽です。
量が多くなるのであれば、KING JIMのドッチファイルなどを使うと丈夫で整理しやすくなります。

事業年度が終わってしまえばファイルから外し、紐でくくって段ボールに入れてしまっても構いません。
書棚のスペースと相談して決めましょう。

領収書は重ねて貼ってOK

領収書は結構重ねて貼ってしまって構いません。
後から探せれば問題ありませんから。

重ねて貼る場合は下から貼っていくのがオススメです。
私が最近貼った現金の領収書はこんな感じです。

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重ねても構いませんが月で分けた方が探しやすくなります。

まとめ

請求書・領収書の管理は面倒なものですが、作業の流れを確立し毎日行うことで習慣が生まれ効率的にこなせるようになります。
こういったものは溜めてしまうのが一番よくありません。


〜 なんてことない日々 〜

明日は娘の2歳の誕生日です。
ジジとババが国立からやってきてお祝いしてくれます。

考えてみると私の父は今の家に来たことが1度もありません(笑)。
もう少しで4年も住んでいるのに・・・。

私の事務所スペースもだいぶ形になってきたので見てもらおうと思います。

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