繰り返し作業にはマニュアルが欠かせません。
マニュアルを作ると作業が統一化・効率化されますし、人の異動があっても混乱しません。
マニュアルの作り方
マニュアルはシンプルなほど浸透します。
見やすくわかりやすいものでないと作っても誰にも見られないことになってしまいます。
エクセルなどで作るのであれば、箇条書きでシンプルなものが良いと思います。
マニュアル作りは難しいものというイメージがあるかも知れませんが、気負う必要はありません。
普段の作業工程をメモしていけば良いのです。
完璧なものを作ろうとするといつまでも作り始めることができません。
まずは作ってしまい、徐々にブラッシュアップしていくものです。
複数の人で作る場合は作業工程を付箋に書き出し、話し合いながら効率的な順番に並べ替えていくと作りやすくなります。
直接エクセルに書いて並べ替えていっても構いません。
作ったものは会社に専用のサーバーがあればそこに保存し、なければDropboxに保存し、社内の誰でも自分のパソコンで見られるようにすると便利です。
作ったものを印刷し、マニュアルファイルのようなものにファイリングしても誰も見てくれません。
クラウド型のマニュアルソフトを使う方法
少しお金を払ってクラウド型のマニュアルソフトを使う方法もあります。
私も顧問先様に勧めるために研究しています。
クラウド型マニュアルソフトを使ってみて感じたメリットはこのようなものです。
・マニュアル作成専用なので作るのが簡単
・写真を簡単に取り込め、写真と説明という形で作れるので見やすく分かりやすい
・必要なマニュアルを検索しやすい
・許可すれば個人のスマホでも作成・確認ができるのアルバイトやパートの方も自分のスマホで簡単に作成・確認ができる
・マニュアルに対するコメントもつけられ改善していける
・全てのマニュアルに統一感がでる
デメリットはお金がかかることです。
規模によって料金は変わりますが月額５千円〜３万円程度。
お金はかかりますが実際に効果のあるマニュアルが作れるのであれば有効な投資ではないでしょうか。
新人の教育や退職に伴う引き継ぎ、作業の統一化・効率化のためにかかっている人件費を考えると高くはないと思います。
まとめ
マニュアルを作る方法はいろいろとありますが、まずは作ってみることが大事です。
繰り返し作業は特にマニュアルが力を発揮します。
飲食店はレシピやオペレーションをマニュアル化できればアルバイトに任せられる仕事の範囲が広がるかもしれません。
私はもう少しクラウドのソフトを研究してから顧問先様に勧めてみようと思っています。
〜 なんてことのない日々 〜
久しぶりに雨が降って嬉しかったです。
雨の日曜日が好きです（笑）。
もちろん外出の予定がなければですが。
雨の日曜日に家でまったり映画でも見て過ごせたらいいな〜と思いますが・・・・。
なかなか実現できません（笑）。